На контролния съвет е необходимо да се осигури достъп до първични или вторични документи за извършване на проверката.
В нашата практика, при извършване на проверки, отговорните лица за съответните документи присъстват при извършването й. По този начин не се налага съставяне на приемо-предавателен протокол за съответната документация, както и провокиране на съмнения относно съхранението й по време на ревизията.
В условията на COVID 19 е необходимо да не се струпват много хора на едно място, както и да се поддържа социална дистанция за безопасността на всички.
Нашите препоръки към контролните съвети за събиране на необходимата им информация от документацията на Етажната собственост:
- Събиране на информация от документацията в присъствие на отговорните лица:
- Съставяне на график за събиране на необходимите документи. Целта е да няма повече от 2 ма души в едно помещение: един контрольор и едно отговорно лице за съответните документи;
- Събирането се извършва със заснемане с телефон или описване в зависимост от създадената организация. Препоръчваме заснемане с цел последваща обработка и бързо прекратяване на престоя на две лица в едно помещение;
- Приемо-предаване на документацията от отговорните лица към контролния съвет:
- В присъствието на отговорното лице е необходимо да се състави пълен приемо-предавателен протокол за предаваната документация.
- При приходни ордери или квитанции- при последователни номера се описва от номер до номер;
- При разходни документи е необходимо изготвяне на детайлен опис на всички предадени първични документи;
- За бързо извършване на проверката, може да се предаде книгата с описаните приходи и разходи, като се опише броя на предадените страници. Впоследствие контролният съвет може да поиска да провери отделни разходни или приходни документи, за да провери надеждността на описа, като така ще се спестят усилия по съставяне на големи приемо-предавателни протоколи.
- Използвайки книгата за приходите и разходите, може да се предаде разходната документация, като всичко описано в книгата на разходите бъде отметнато в първичната документация. Тогава в приемо-предавателния протокол се записва, че се предават всички първични разходни документи, записани в книгата за приходите и разходите.
- В присъствието на отговорното лице е необходимо да се състави пълен приемо-предавателен протокол за предаваната документация.
- Проверката или ревизията не е основание за безотговорно изземване на документацията от лицата, които отговарят за нея. Контроният съвет, приемайки документация от отговорните лица, поема отговорността за нея до съставяне на приемо-предавателен протокол, с който я връща.
