Да обърнем внимание на доказването на плащания с тетрадка, в която някой някъде трябва да се подпише, за да се докаже плащане:
Принципът на тетрадката при повечето входни касиери:
- За всеки месец се заделя по един или няколко листа, в който са нанесени апартаментите, дължимата сума за месеца и има отделна колона за подпис
- Касиерът обикаля семействата и при плащане, посочва кой къде да се подпише.
- Често подписите излизат извън очертанията, а някои съседи се подписват на линията на други
- В края на месеца трябва да се направи сметка дали парите от подписаните апартаменти са налични в касата.
- Необходимо е засичане на касата поне всеки месец, за да има сигурност в наличността
- За собствениците и живущите няма документ за извършено плащане
- Собствениците и живущите се доверяват изцяло на тефтера на касиера
- Като недостатък може да се отбележи огромната вероятност от объркване и грешки /волни или неволни/ както от страна на касиера, така и от страна на живущите.
- Друг недостатък е възможността да се дописва, заличава с коректор, да се драска, което води до липса на яснота по записките на касиера и не създава доверие.
И ето какво се случва при порфесионален касиер:
Принципът на действие на професионалния касиер:
- Обитателите отиват на каса на изипей, със специално подготвена бележка с месечните им задължения
- На бележката е необходимата информация за заверка на сметката на входа при професионалния касиер
- Професионлният касиер освен, че отбелязва апартамента, за който се внася сумата, записва и имената по лична карта на вносителя
- Професионалният касиер предоставя бележка за внесената сума на вносителя, заверявайки сметката на входа със съответната сума.
- Домоуправителят може да попълва хартиен месечен списък с плащанията по апартаменти, както и датата на извършеното плащане. Верността на този месечен списък зависи от интерпретирането на данните, идващи от професионалния касиер, които като правило са ясни и много точни.
- Логично в съответния списък няма как да има подписите на обитателите, тъй като не е имало физически контакт между домоуправител и извършващите плащането.
- Вместо хартиени списъци, домоуправителят може да използва специализирани програми /Програма Съседи/ за бърза обработка на данни от професионалния касиер, които ще извършат автоматично разнасянето на данните вместо него и ще подготвят списъците в разпечатваем вид.
- Автоматизираните програми предлагат и автоматично изготвяне на финансов отчет във всеки един момент, който показва финансовото състояние на входа, наличности на каса, професионален касиер и банка. Ако сумите са налични, следователно обработката на данните е била без грешки и пропуски.
- При този вариант на всеки обитател, който желае да направи проверка се предоставя финансов отчет на входа. За проверка на регулярността на плащането - автоматична разпечатка с дати и суми на плащания по апартаменти. Освен това ако има съмнения в това как домоуправителят е разнесъл сумите от професионалния касиер, може винаги да се поиска разпечатка на движенията по сметката на входа и да се съпостави с направеното разпределение от домоуправителя. При разпределение, автоматизирано с програма, рискът от грешка е нищожен, но и в този случай също може да се провери автоматизираното разпределение и данните от професионалния касиер.
В конкретния случай искане на тетрадка при наличие на професионален касиер звучи напълно абсурдно предвид начина на функциониране с професионален касиер. Дори да наречем тетрадка, разпределенията на сумите направени от домоуправителя, на база информацията от професионалния касиер, не трябва да се забравя, че първичната информация е тази предоставена от професионалния касиер и при проверки, тя трябва да се взима под внимание, тъй като тя е на 100% вярна.
Следователно за тетрадка при използване на услугите на професионален касиер, може да се ползва разпечатка на движенията по сметката на входа при професионалния касиер. В случай, че проверяващите се интересуват от плащанията на конкретен апартамент, ще се наложи да прегледат и плащанията на останалите, докато извадят от разпечатката конкретните плащания на съответния апартамент, особено ако не се доверяват на филтрите, които системата на професионалния касиер предлага.
